Rikkooko taloyhtiösi tietosuoja-asetusta

Voidaanko osakkeenomistajien keskinäisessä yhteydenpidossaan käyttää sekä sähköpostia, että sosiaalisen median kanavia kuten Facebookia tai hallituksen WhatsApp-ryhmää?

Viralliseen taloyhtiön asioiden hoitoon tulee olla käytössä muu kanava, eikä sosiaalisen median sovelluksissa tai ryhmissä koskaan välitetä henkilötietoja.

Viralliset hallituksen päätökset tehdään sosiaalisen median ulkopuolella. Sosiaalisen median kautta tietoa julkaisevan kannattaa olla perillä siitä, että hän tietoja luovuttaessaan yleensä sitoutuu luovuttamaan myös tiedon omistajuuden kyseisen sosiaalisen median kanavan omistavalle taholle. Tämä perustuu sosiaalisen median käyttöehtoihin.

Pidetäänkö sähköpostia tietoturvallisena tapana toimittaa henkilötietoja?

Saako siis isännöitsijäntodistuksen laittaa edelleen sähköpostilla sitä pyytäneelle osakkaalle tai osakkaan pankille?

Henkilötietoja lähetettäessä on aina oltava erittäin huolellinen. Käytännössä toimijoiden tulee arvioida käsittelyyn sisältyvät riskit eli myös se, että käytetty tekninen palvelu takaa riittävän tietoturvan. Mikäli henkilötietojen siirtämiseen käytetään suojaamatonta sähköpostia, tulee tämän menettelyn riskeistä ilmoittaa asianmukaisesti etukäteen. Tietosuojavaltuutettu kehottaa käyttämään henkilötietojen siirtämiseen aina turvallista sähköpostia.

Mitä tapahtuu, jos taloyhtiö ei mukauta toimintaansa tietosuoja-asetusta vastaavaksi?

Tietosuoja-asetuksen laiminlyönnin seurauksena voi taloyhtiökin joutua pahimmillaan maksamaan merkittäviä hallinnollisia sakkoja sekä vahingonkorvausta. Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän pitää pystyä osoittamaan, että ne noudattavat tietosuoja-asetusta.

Lähde: Tietosuojavaltuutetun toimisto

www.luottoposti.fi