Bryter ditt bostadsbolag mot dataskyddsförordningen?

Kan aktieägare kommunicera med varandra via både e-post och sociala medier, såsom Facebook eller styrelsens WhatsApp-grupp?

För den officiella hanteringen av bostadsbolagets ärenden ska en annan kommunikationskanal användas. Personuppgifter ska aldrig delas via sociala medier eller i grupper på sådana plattformar.

Styrelsens officiella beslut fattas utanför sociala medier. Den som publicerar information via sociala medier bör vara medveten om att användningen av sådana tjänster i regel innebär att vissa rättigheter till det publicerade innehållet överlåts till den aktör som tillhandahåller den aktuella sociala medieplattformen. Detta grundar sig på plattformens användarvillkor.

Anses e-post vara ett informationssäkert sätt att överföra personuppgifter?

Får ett disponentintyg fortfarande skickas via e-post till den aktieägare som har begärt det eller till aktieägarens bank?

Vid överföring av personuppgifter ska alltid särskild omsorg iakttas. I praktiken innebär det att den personuppgiftsansvarige ska bedöma de risker som behandlingen medför, inklusive om den tekniska lösning som används ger en tillräcklig informationssäkerhet. Om oskyddad e-post används för att överföra personuppgifter ska mottagaren informeras i förväg om de risker som är förknippade med detta förfarande. Dataskyddsombudsmannen rekommenderar att säker e-post alltid används vid överföring av personuppgifter.

Vad händer om bostadsbolaget inte anpassar sin verksamhet till dataskyddsförordningen?

Om dataskyddsförordningen inte följs kan även ett bostadsbolag i värsta fall bli skyldigt att betala betydande administrativa sanktionsavgifter och skadestånd. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet måste kunna visa att de följer dataskyddsförordningen.

Källa: Dataombudsmannens byrå

www.luottoposti.fi