Avtalsregister

Personuppgiftsansvarig
TK Talous Oy (0925979-9)
Luvakuja 16
21260 Raisio

Kontaktperson i registerärenden
Kari Virtanen
kari.virtanen(at)tktalous.fi

Register
Avtalsregister

Datum för upprättande
2024-10-28

Rättslig grund för behandlingen
Berättigat intresse

Ändamål med behandlingen av personuppgifter
Syftet med registret är att möjliggöra underhåll, administration, arkivering och behandling av avtal med organisationens kunder och andra intressenter samt att hantera kundrelationen. Personuppgifterna kan användas för att utveckla den personuppgiftsansvariges verksamhet, för statistiska ändamål och för att skapa mer personligt anpassat innehåll. Personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Uppgifterna i registret kan användas i den personuppgiftsansvariges egna register, exempelvis för riktad marknadsföring, utan att personuppgifter lämnas ut till utomstående. Organisationen kan använda samarbetspartner för att upprätthålla kund- och tjänsterelationer, varvid delar av registeruppgifterna kan överföras till samarbetspartnerns servrar av tekniska skäl. Personuppgifterna behandlas endast genom tekniska gränssnitt för att upprätthålla kundrelationen inom den personuppgiftsansvariges organisation.

Grunden för berättigat intresse
Den personuppgiftsansvarige måste behandla personuppgifter för att kunna utföra uppgifter som är nödvändiga för affärsverksamheten. Behandlingen av personuppgifter kan i detta sammanhang inte nödvändigtvis grundas på en rättslig förpliktelse eller ett avtal som ingåtts med den registrerade. Den personuppgiftsansvarige har genom ett intresseavvägningstest bedömt att berättigat intresse är den mest lämpliga rättsliga grunden för behandlingen med hänsyn till behandlingens art, omfattning samt de registrerades rättigheter och friheter. Den personuppgiftsansvarige har bedömt att den behandling som grundar sig på berättigat intresse inte medför någon betydande skada för de berörda individernas (de registrerades) rättigheter och friheter.

Kategorier av personuppgifter
Namn, representerad organisation, kontaktuppgifter samt uppgifter som avtalats i avtalet.

Mottagare och kategorier av mottagare
Den personuppgiftsansvariges personal samt, i tillämpliga fall, externa samarbetspartner (ekonomiförvaltning, IT-förvaltning, inkasso m.m.).

Registerinnehåll
Avtalsregistret innehåller följande uppgifter:
• För- och efternamn
• Representerad organisation
• FO-nummer
• E-postadress
• Postadress
• Telefonnummer
• Beställda tjänster
• Övriga gemensamt överenskomna affärsrelaterade uppgifter

Ordinarie källor för personuppgifter
Telefon och andra elektroniska kommunikationsmedel.
Personuppgifter kan även erhållas från underleverantörer som deltar i användningen eller tillhandahållandet av tjänsten. Information om kunders aktiviteter i den digitala miljön kan erhållas från samarbetspartners webbplatser, informationssystem eller andra digitala källor som nås via elektroniska inbjudningar (länkar), cookies eller genom användning av användaruppgifter som tilldelats kunderna. Uppgifterna i avtalsregistret används endast av den personuppgiftsansvarige, förutom när en extern tjänsteleverantör anlitas för att tillhandahålla mervärdestjänster eller som stöd vid kreditbedömning.
Personuppgifter lämnas inte ut utanför den personuppgiftsansvariges organisation eller till dess samarbetspartner, förutom när det är nödvändigt i samband med kreditansökningar, inkasso eller fakturering eller när utlämnande krävs enligt lag.
Den registrerades personuppgifter raderas på begäran av den registrerade, om inte lagstiftning, obetalda fakturor eller pågående inkassoåtgärder förhindrar att uppgifterna raderas.

Lagringstid för personuppgifter
Uppgifterna i avtalsregistret lagras i tio år från det att avtalet har upphört.

Regelbundet utlämnande av personuppgifter
Uppgifterna i registret används endast av den personuppgiftsansvarige, förutom när en extern tjänsteleverantör anlitas för att tillhandahålla mervärdestjänster eller som stöd vid kreditbedömning. Personuppgifter lämnas inte ut utanför den personuppgiftsansvarige eller till dess samarbetspartner, förutom när det är nödvändigt i samband med kreditansökningar, inkasso eller fakturering eller när utlämnande krävs enligt lag. Den registrerades personuppgifter raderas på begäran av den registrerade, om inte lagstiftning, obetalda fakturor eller pågående inkassoåtgärder förhindrar att uppgifterna raderas.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter i registret överförs inte regelmässigt utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Det är dock möjligt att behandlingen sker med hjälp av tjänsteleverantörer utanför EU/EES eller att tjänsteleverantörernas molntjänster är placerade utanför EU/EES. I sådana fall grundas överföringen på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses, SCC). Vid överföring av personuppgifter har dessutom kompletterande skyddsåtgärder vidtagits, såsom interna instruktioner om pseudonymisering av personuppgifter och motsvarande säkerhetsåtgärder samt, vid behov, en Transfer Impact Assessment (TIA). När en organisation som behandlar personuppgifter har anslutit sig till EU–US Data Privacy Framework (DPF) används detta som rättslig grund för överföringen under den tid ramverket är giltigt.

Principer för skydd av registret
A: Manuellt material
Kontaktuppgifter och andra handlingar som innehåller kunduppgifter och som behandlas manuellt inom ramen för registrets ändamål förvaras efter den inledande behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Endast särskilt utsedda medarbetare som har undertecknat en sekretessförbindelse har rätt att behandla manuellt lagrade kunduppgifter. Vid skydd och behandling av uppgifterna i registret följs bestämmelserna och principerna i dataskyddslagstiftningen, myndigheternas föreskrifter samt god informationshanteringssed.

B: Elektroniskt material
Endast särskilt utsedda medarbetare inom organisationen och hos företag som agerar på dess uppdrag har rätt att använda avtalsregistret och administrera dess uppgifter. Varje behörig användare har ett personligt användarnamn och lösenord.
Samtliga användare har undertecknat en sekretessförbindelse.
Systemet är skyddat med en brandvägg som skyddar mot obehöriga externa anslutningar. Vid skydd och behandling av uppgifterna i registret följs bestämmelserna och principerna i dataskyddslagstiftningen, myndigheternas föreskrifter samt god informationshanteringssed.

Cookies
Vi använder cookies på vår webbplats. En cookie är en liten textfil som skickas till och lagras på användarens dator. Cookies skadar inte användarens dator eller filer. Det huvudsakliga syftet med användningen av cookies är att förbättra och anpassa besökarens användarupplevelse på webbplatsen samt att analysera och förbättra webbplatsens funktionalitet och innehåll. Information som samlas in med hjälp av cookies kan även användas för att rikta kommunikation och marknadsföring samt för att optimera marknadsföringsåtgärder. Besökaren kan inte identifieras enbart med hjälp av cookies. Information som erhålls genom cookies kan dock kopplas samman med annan information som användaren lämnat i ett annat sammanhang, till exempel när användaren fyller i ett formulär på vår webbplats.

Följande information samlas in med hjälp av cookies:
• Besökarens IP-adress
• Tidpunkt för besöket
• Besökta sidor och visningstid för sidorna
• Besökarens webbläsare

Dina rättigheter
Besökare på vår webbplats kan när som helst förhindra användningen av cookies genom att ändra sina inställningar i cookiebannern. Vissa webbläsare gör det också möjligt att inaktivera cookies och radera cookies som redan har sparats.
Om cookies inaktiveras kan det påverka webbplatsens funktionalitet.

Rätt till tillgång till personuppgifter
Den registrerade har rätt att kontrollera vilka personuppgifter som finns registrerade om honom eller henne. En begäran om tillgång till uppgifterna ska lämnas skriftligen eller skickas från en verifierbar e-postadress. Den registrerade har rätt att motsätta sig behandling och utlämnande av sina personuppgifter för direktreklam, distansförsäljning, direktmarknadsföring samt marknads- och opinionsundersökningar genom att kontakta den personuppgiftsansvariges kundtjänst.

Rätt till dataportabilitet
Den registrerade har rätt att överföra sina personuppgifter från ett system till ett annat. En begäran om dataportabilitet kan riktas till registrets kontaktperson.

Rätt att begära rättelse av uppgifter
Personuppgifter som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller inaktuella ska rättas, raderas eller kompletteras.
En begäran om rättelse ska lämnas genom en skriftlig begäran som undertecknats egenhändigt och skickas till den personuppgiftsansvariges kundtjänst eller från en verifierbar e-postadress. Begäran ska specificera vilka uppgifter som ska rättas och på vilka grunder rättelsen begärs.

Rättelsen ska genomföras utan onödigt dröjsmål.
Den från vilken de felaktiga uppgifterna erhölls eller till vilken uppgifterna har lämnats ut ska informeras om rättelsen.
Om en begäran om rättelse avslås ska den registeransvarige lämna ett skriftligt intyg med motivering till avslaget. Den registrerade kan hänskjuta avslagsbeslutet till Dataombudsmannens byrå för prövning.

Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade har rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter, exempelvis om de personuppgifter som finns i registret är felaktiga. Begäran ska riktas till den registeransvarige.

Rätt att invända
Den registrerade har rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne samt att begära rättelse eller radering av sina personuppgifter.
Begäran kan riktas till registrets kontaktperson. Om du fungerar som kontaktperson för ett företag eller en organisation kan dina personuppgifter inte raderas under denna tid.

Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten
Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att inge ett klagomål till tillsynsmyndigheten. Du kan även inge ett klagomål i den medlemsstat där du har din permanenta bostadsort eller arbetsplats.

Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter är:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Lintulahdenkuja 4, FI-00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, FI-00531 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
tietosuoja(at)om.fi
(https://tietosuoja.fi)

Övriga rättigheter avseende behandling av personuppgifter
Den registrerade har rätt att förbjuda utlämnande och behandling av sina personuppgifter för direktmarknadsföring och annan marknadsföring, begära anonymisering av uppgifterna när så är tillämpligt samt utöva rätten att bli bortglömd när avtalsförhållandet har upphört.